GURS Parte I n. 51 del 2005

PALERMO - VENERDÌ 25 NOVEMBRE 2005 - N. 51

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CIRCOLARI
ASSESSORATO DEI BENI CULTURALI ED AMBIENTALI E DELLA PUBBLICA ISTRUZIONE

CIRCOLARE 22 novembre 2005, n. 25.
Procedure per la richiesta e l'erogazione dei contributi imputati sul capitolo 377307 (ex cap. 38057) - per l'organizzazione e l'acquisto delle attrezzature - da assegnare ai comuni per i dipendenti archivi storici.

AI SINDACI DEI COMUNI DELLA REGIONE

e, p.c.

alla soprintendenza archivistica per la sicilia

AL DIRETTORE DEL CENTRO REGIONALE PER LA PROGETTAZIONE E IL RESTAURO
AL DIRETTORE DELLA SEZIONE BENI ARCHIVISTICI DEL CENTRO REGIONALE PER LA PROGETTAZIONE E IL RESTAURO
AI SOPRINTENDENTI PER I BENI CULTURALI ED AMBIENTALI
AI DIRETTORI DELLE SEZIONI BENI ARCHIVISTICI DELLE SOPRINTENDENZE PER I BENI CULTURALI ED AMBIENTALI
AI DIRIGENTI DEI SERVIZI DELL'ASSESSORATO REGIONALE DEI BENI CULTURALI ED AMBIENTALI E DELLA PUBBLICA ISTRUZIONE - DIPARTIMENTO REGIONALE BENI CULTURALI ED AMBIENTALI ED EDUCAZIONE PERMANENTE
La Regione siciliana, pur non avendo specifiche competenze in materia di archivi può, nell'ambito di un ampio panorama di attività, previste dall'art. 1 della legge regionale 16 agosto 1975, n. 66 e orientate a "favorire lo sviluppo sociale e culturale dei cittadini", "adottare iniziative e concedere contributi per l'organizzazione e le attrezzature degli archivi storici comunali".
E' stato a tal fine istituito il capitolo 377307, ex cap. 38057, e questo Assessorato è più volte intervenuto a disciplinare la materia, in ultimo con la circolare n. 1 del 5 gennaio 2000.
Il carattere sperimentale della circolare n. 1/2000, nonché alcune disposizioni contenute nel decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, hanno indotto l'Amministrazione regionale ad apportare le necessarie modifiche al fine di rimuovere incongruenze e colmare vuoti che la stessa ha evidenziato. Tenuto conto delle predette considerazioni, questo Assessorato, di concerto con la Soprintendenza archivistica per la Sicilia che esercita la vigilanza sugli archivi degli enti pubblici, è venuto nella determinazione di emanare le sottonotate disposizioni per l'accesso ai finanziamenti di cui trattasi.
1. Finalità dei contributi gravanti sul capitolo 377307
I contributi in favore degli archivi storici mirano all'ottimizzazione dei servizi e alla fruibilità delle carte d'archivio. Si possono quindi individuare cinque tipi di intervento diretti alla conservazione e alla fruizione dei documenti archivistici:
1) riordinamento ed inventariazione;
2) attrezzature;
3) restauro e/o rilegatura;
4) disinfestazione;
5) digitalizzazione.
2. Destinatari dei contributi
L'art. 30 del decreto legislativo n. 42/2004 pone in capo agli enti pubblici l'obbligo di inventariare i propri archivi storici costituiti dai documenti relativi agli affari esauriti da oltre quaranta anni e pertanto, vista la dizione del capitolo 377307 del bilancio della Regione siciliana, destinatari dei contributi di cui trattasi saranno tutti gli archivi storici dei comuni dell'Isola.
3. Requisiti necessari per l'accesso ai contributi a carico del capitolo in oggetto
I comuni interessati ad ottenere un contributo per l'organizzazione e l'acquisto di attrezzature per il proprio archivio storico dovranno presentare progetti che prevedano necessariamente i seguenti requisiti:
a) locali idonei, esclusivamente destinati a sede dell'archivio comprovati da allegata planimetria;
b) un responsabile o incaricato dell'archivio, nominato secondo le procedure relative vigenti.
I progetti dovranno prevedere inoltre:
c) lo svolgimento di regolare servizio al pubblico funzionale all'utenza.
Si prescinderà dall'impegno dell'apertura al pubblico solo nel caso in cui vi è un riordino di documenti archivistici in corso e previa dichiarazione della Soprintendenza archivistica, ferma restando la fruibilità delle carte da parte di studiosi e interessati, a richiesta;
d) i progetti dovranno prevedere la spesa, e non solamente lo stanziamento, nell'anno finanziario nel quale si richiede il contributo, di una somma ad esclusivo onere a carico del bilancio dell'ente proprietario (al netto di canone locativo, retribuzione del personale, spese di gestione, spese di cancelleria, spese per impianto elettrico, ecc.) per la realizzazione di uno degli interventi elencati al punto 1. (Riordinamento ed inventariazione, attrezzature, restauro e rilegatura, disinfestazione, digitalizzazione);
e) nel caso di archivio già destinatario di contributi sul capitolo di cui trattasi, gravanti su esercizi finanziari precedenti, avere speso e regolarmente rendicontato le somme oggetto di contributo, fino al secondo esercizio precedente a quello nel quale si effettua l'istanza.
Per il corrente esercizio finanziario, poiché il capitolo di cui trattasi non ha avuto alcuna dotazione finanziaria dal 2001 al 2004, avere speso e regolarmente rendicontato tutti i contributi precedentemente concessi sul medesimo capitolo.
La mancata previsione dei requisiti sopra indicati comporterà la non ammissibilità ai contributi in parola. Saranno tenute in debito conto le iniziative che prevedono l'associazionismo tra comuni.
4. Istanza
L'istanza in originale, la proposta di utilizzazione, i progetti ad essa allegati e l'annessa documentazione dovranno essere prodotti in quadruplice esemplare, nel modo di seguito riportato:
- n. 3 esemplari all'Assessorato regionale dei beni culturali ed ambientali e della pubblica istruzione - Dipartimento beni culturali ed ambientali ed educazione permanente - Unità operativa XVI - Beni librari e archivistici - via delle Croci, 8 - 90141 Palermo;
- n. 1 esemplare alla Soprintendenza archivistica per la Sicilia, via Mariano Stabile, 160 - 90139 Pa lermo.
Nei casi di interventi di restauro diretti sui beni archivistici il parere della Soprintendenza archivistica dovrà essere espresso di concerto con il servizio beni archivistici del Centro regionale per la progettazione ed il restauro.
A - L'istanza, conforme al modello allegato A, deve essere esattamente compilata in ogni sua parte.
L'incompletezza dell'istanza sarà causa di esclusione se la circostanza incide sull'accertamento dei requisiti di ammissibilità al beneficio di cui trattasi (vedi punto 3).
L'istanza dovrà contenere i seguenti elementi:
a) dichiarazione di piena conoscenza ed accettazione delle disposizioni contenute nella presente circolare;
b) dichiarazione di impegno ad eseguire la spesa entro un anno dalla data di emissione del mandato di pagamento dell'anticipo pari all'80% del contributo;
c) dichiarazione attestante, nel dettaglio, la previsione di spesa, per l'esercizio finanziario nel quale si richiede il contributo, con fondi gravanti sul proprio bilancio e destinati all'archivio;
d) dichiarazione attestante che l'ente non ha ottenuto altri contributi per le medesime finalità, dallo scrivente, da altri enti pubblici o dallo Stato. Nel caso in cui l'ente proponente dovesse ottenere contributi, per le medesime finalità da più soggetti eroganti dovrà darne tempestiva comunicazione allo scrivente dipartimento regionale beni culturali e ambientali ed educazione permanente, per i provvedimenti di competenza;
e) interventi ed importi richiesti, elencati in ordine di priorità;
f) espressa indicazione e sottoscrizione (timbro e firma leggibili) del legale rappresentante dell'ente proprietario dell'archivio.
B - La proposta di utilizzazione del finanziamento richiesto, conforme al modello allegato B, dovrà essere sottoscritta dal responsabile dell'archivio storico, vistata dal sindaco e congruamente motivata sulla scorta di una attenta valutazione del livello di conservazione e fruizione del patrimonio archivistico.
In particolare in tale proposta, dopo una breve descrizione del materiale archivistico posseduto, dello stato di conservazione e ordinamento dei fondi e delle attrezzature, dovranno essere analizzati eventuali guasti, degradi e rischi nonché le cause che li hanno determinati.
La valutazione di tali elementi consentirà al responsabile dell'archivio storico di individuare gli interventi più urgenti tra quelli indicati al n. 1 della presente circolare.
Per tali interventi, citati in ordine di priorità, dovranno essere indicate le modalità di esecuzione e l'importo presunto.
Si ricorda che, sugli interventi richiesti dall'ente proponente, il parere della Soprintendenza archivistica e, ove necessario, del Centro regionale per la progettazione ed il restauro viene espresso prima della concessione del contributo e che, pertanto, dopo la comunicazione dell'avvenuta concessione dello stesso non sarà consentita alcuna variazione al progetto presentato.
5. Scadenza
L'istanza in parola, con l'annessa documentazione (allegato B, progetti e planimetria dei locali), dovrà essere inoltrata a mezzo di servizio postale e si intende presentata nei termini se spedita a mezzo di plico raccomandato con avviso di ricevimento, entro e non oltre il 31 gennaio dell'anno cui si riferisce il finanziamento stesso; a tal fine farà fede la data del timbro del vettore.
Solo per l'anno 2005 la predetta istanza dovrà pervenire entro e non oltre trenta giorni dalla data di pubblicazione della presente circolare nella Gazzetta Ufficiale.
Non saranno prese in considerazione le istanze presentate successivamente alla scadenza del prefissato termine.
6. Istruttoria istanza
La Soprintendenza archivistica, ricevute le istanze, provvederà all'accertamento dei requisiti di ammissibilità valutando i seguenti elementi:
1) situazione dell'ordinamento e dello stato di conservazione del patrimonio archivistico oggetto dell'intervento proposto;
2) modalità tecniche di esecuzione del progetto;
3) tipo di intervento richiesto.
Nei casi di interventi di restauro diretti sui beni archivistici il parere della Soprintendenza archivistica dovrà essere espresso di concerto con il servizio beni archivistici del Centro regionale per la progettazione ed il restauro.
La Soprintendenza archivistica, dopo avere espresso il proprio parere, ne darà comunicazione allo scrivente dipartimento per il seguito di competenza.
In caso di proposta non adeguata alle esigenze dell'archivio, la Soprintendenza archivistica chiederà chiarimenti all'ente proponente e ove necessario proporrà la riformulazione della proposta sulla base di specifiche osservazioni.
Il parere potrà indicare vincoli e cautele da osservare nel corso dell'intervento.
7. Programmazione finanziamenti. Impegno somme e procedure di spesa
Questo dipartimento, tenuto conto del parere favorevole espresso dalla Soprintendenza archivistica per la Sicilia e ove del caso dal Centro regionale per la progettazione ed il restauro procederà alla ripartizione dei finanziamenti e all'impegno delle somme in favore degli archivi storici comunali ritenuti meritevoli e ne darà contestuale comunicazione ai rispettivi enti proprietari, affinché procedano alla spesa.
La somma concessa verrà accreditata in due soluzioni, la prima, in misura pari all'80% dell'intero contributo, la seconda a saldo, quale risulterà dal regolare rendiconto prodotto, e fino ad un massimo del 20% del contributo concesso. Si specifica che l'ente beneficiario è tenuto all'anticipazione di detto 20%.
Si precisa inoltre che, ai sensi dell'art. 21 della legge regionale 7 marzo 1997, n. 6, entrambi gli importi dei titoli di spesa di cui trattasi verranno accreditati sul pertinente Conto di tesoreria regionale intestato all'ente beneficiario.
Il prelevamento dal conto di tesoreria da parte del suddetto ente sarà effettuato mediante "buoni di prelevamento".
8. Rendiconti
Entro un anno dall'erogazione dell'anticipo pari al l'80% del contributo concesso (che decorre dalla data di comunicazione di avvenuta emissione del titolo di pagamento), gli enti proprietari degli archivi storici beneficiari dovranno produrre allo scrivente Assessorato, pena la revoca del contributo concesso, rendiconto nella forma di seguito indicata.
a) Fatture originali debitamente firmate per quietanza, oppure accompagnate da copia del mandato di pagamento quietanzato, o da ricevute di versamento emesse in conformità delle vigenti disposizioni fiscali e corredate del "visto di congruità dei prezzi" e di quello di "regolare esecuzione delle forniture" da parte del responsabile dell'archivio storico e accompagnate da:
b) numeri di presa in carico sui registri inventariali del materiale acquistato;
c) delibere con le quali sono stati assunti gli impegni di spesa con le ditte fornitrici;
d) certificato di regolare esecuzione emesso dalla Soprintendenza archivistica per la Sicilia, se trattasi di lavori di restauro, microfilmatura, digitalizzazione e inventariazione del materiale archivistico.
Qualora sul progetto sia stato espresso anche il parere della sezione beni archivistici del Centro regionale per la progettazione ed il restauro, questa Amministrazione si riserva di effettuare appositi sopralluoghi in corso d'opera e/o finali al fine di verificare l'idoneità e la conformità degli interventi eseguiti alla normativa tecnica in materia.
Il certificato di regolare esecuzione degli interventi di conservazione dovrà essere richiesto a cura dell'ente beneficiario alla Soprintendenza archivistica per la Sicilia che, nel caso di lavori di restauro, lo rilascerà di concerto con il Centro regionale per la conservazione ed il restauro, mentre la verifica della regolare esecuzione delle attrezzature fornite potrà essere effettuata dagli uffici tecnici competenti per legge.
I certificati di regolare esecuzione dovranno essere trasmessi a questo dipartimento unitamente al rendiconto delle spese sostenute.
I lavori di restauro del materiale archivistico dovranno essere affidati dall'ente beneficiario del contributo in conformità alle disposizioni contenute nell'art. 8 del testo della legge n. 109/94 coordinato con la legge regionale n. 7/2002 e la legge regionale n. 7/2003 e con l'art. 5 del decreto legislativo n. 30/2004 recepito dall'art. 82 della legge regionale n. 17/2004.
Si specifica che tutta la documentazione di spesa, compresa la nota di trasmissione della stessa, dovrà essere presentata in duplice esemplare (un originale e una copia conforme).
Il dipartimento regionale beni culturali e ambientali ed educazione permanente, esaminato il rendiconto presentato ed accertatane la regolarità contabile - amministrativa, nonché la conformità di esecuzione rispetto al progetto a suo tempo approvato, emetterà, in favore dell'ente beneficiario, mandato di pagamento a saldo del contributo medesimo.
9. Revoca del contributo e recupero somme non spese
Come già ricordato, il legale rappresentante dell'archivio storico comunale sottoscrive all'atto della presentazione dell'istanza di accesso ai contributi di cui trattasi, l'impegno ad eseguire la spesa entro un anno dalla concessione del contributo, pena la revoca dello stesso.
Trascorso tale termine, l'amministrazione solleciterà pertanto la presentazione dei rendiconti mancanti.
In caso di esito negativo, in tutto o in parte, del riscontro, l'Amministrazione procederà alla revoca, totale o parziale, del contributo con conseguente richiesta di restituzione di quanto dovuto e con l'insorgenza a carico del beneficiario dell'obbligazione restitutoria delle somme eccedenti.
10. Pagamento di somme perente
Questa Amministrazione respingerà ogni futura richiesta di reiscrizione nel bilancio della Regione siciliana di somme perente derivanti da obbligazioni assunte oltre l'anno concesso per la rendicontazione; pertanto, all'atto dell'inoltro di eventuali richieste di reiscrizione sarà necessario allegare atti dai quali si evincano le date di assunzione degli impegni (ad esempio, le delibere per l'acquisto delle attrezzature, o per l'esecuzione dei lavori di restauro vistate dai competenti organi di controllo). A ciò si aggiunga una relazione sui motivi del ritardo della spesa.
Si ricorda che l'eventuale diniego di reiscrizione in bilancio di somme perente, normalmente corrispondenti al 20% del contributo concesso, non esonera gli interessati dall'obbligo di rendicontazione.
Si raccomanda pertanto ai comuni interessati una pronta rendicontazione delle somme concesse, con eventuale rinuncia o restituzione delle somme non utilizzate, effettuando il versamento presso la Cassa regionale con imputazione al capitolo 3717, capo X, del bilancio della Regione siciliana.
11. Recupero somme non spese
Per il recupero delle somme impegnate e non rendicontate entro i termini previsti al punto 8 della presente circolare, ove l'ente non provveda, questa Amministrazione procederà, previa revoca del contributo, ai sensi e per gli effetti dell'art. 69 della legge per l'amministrazione del patrimonio e per la contabilità generale dello Stato, fino alla concorrenza della somma dovuta (fermo amministrativo).
La presente circolare sarà pubblicata anche nel sito internet del dipartimento all'indirizzo www.regione.sicilia.it/beniculturali.it.

L'Assessore: PAGANO

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(2005.47.2985)016*
ASSESSORATO DELLA COOPERAZIONE, DEL COMMERCIO, DELL'ARTIGIANATO E DELLA PESCA

MICHELE ARCADIPANE, direttore responsabile
FRANCESCO CATALANO, condirettore	MELANIA LA COGNATA, redattore

Ufficio legislativo e legale della Regione Siciliana
Gazzetta Ufficiale della Regione
Stampa: Officine Grafiche Riunite s.p.a.-Palermo
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